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工程索赔的预防与处理

在工程项目的实施过程中,开展索赔工作是建筑市场逐步走向正规和完善的必然要求,它可以有效的促使我们提高合同管理水平和规范合同双方的各自行为。但也的部分承包人坚持“中标靠低价,赢利靠索赔”的错误观念,在施工时寻找机会,甚至没有机会创造机会进行恶意索赔,这不仅增加业主和监理合同管理工作的难度,也可能影响到参建各方的合作关系,而一旦承包人实现索赔的图谋,就有可能造成业主管理上和资金上的压力。因此,如何避免恶意索赔,是监理合同管理工作的一项重要内容,下面就我公司多年从事国内高速公路施工监理的经验,制订一些工程索赔的预防与处理措施:

㈠、索赔的定义及分类

索赔是指在工程承包合同履行中,合同当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务而致使本方遭受损失时,要求对方给予赔偿或补偿的权利。索赔的发生是双向的,只要合同中一方的责任和义务未按合同约定实现,或出现提供的条件与合同约定状态不一致,都有可能出现索赔。它既是一种权利也是一种行为,通常情况下,索赔是指承包商在合同实施过程中,对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求业主给予补偿损失的一种权利要求。

索赔按其目的可分为两类:工期索赔和费用索赔。工期索赔是指在工程施工中,由于非承包人责任的原因而导致施工进程延误,要求批准顺延合同工期的索赔。施工单位提出工期索赔的目的通常有两个:一是免去或推卸自己对已产生的工期延长的合同责任,使自己不支付或尽可能不支付工期延长的罚款;二是进行因工期延长而造成的费用损失的索赔。如果工期延缓责任不是由施工单位造成,而建设单位已认可施工单位工期索赔,则施工单位还可以提出因采取加速措施而增加的费用索赔。费用索赔是以补偿实际损失为原则,其目的是要求经济补偿。当现实的条件与合同约定不一致,导致承包商增加开支,要求对超出计划成本的附加开支给予补偿,以挽回不应由他承担的经济损失。

㈡、工程索赔的发生原因

工程建设项目具有一次性(单件性)、体形庞大、施工周期长等特点,这些特点决定了项目实施过程中经常会发生许多不可预见的事件。依据我公司多年从事国内高速公路施工监理的经验,归纳起来,索赔因素主要有以下几个方面:

1、价格变动的影响。我国目前尚处于由计划经济向社会主义市场经济过渡的阶段,市场经济新秩序的建立,必然引起物价等诸多方面的变化,并且这种变化有时是处于无规律可循的状态,在合同有效期限内,人工、材料、机械费用的变化,无疑会引起工程造价的变化,因此将会对合同履行产生一定的影响。

2、工程设计方面的原因。由于施工图有时不能按期交付,图纸中存在缺陷或错误,施工图的反复修改,造成返工或不能按计划开工。

3、业主方履约不及时。由于业主负责提供的设备材料供应不及时,以及品种、规格不符;征地拆迁困难,业主不能及时提供施工现场,造成工程不能按计划开工;业主资金困难,不能及时支付工程计量款项;因业主或监理未及时解决施工中非承包人的问题,而导致工程受阻,费用增加等原因,导致了承包方的索赔。

4、合同不够严密。在市场经济条件下“合同是圣经”,严格地讲合同是由合同协议书、招标文件、投标书、合同专用条款、合同通用条款、图纸、工程量清单及合同履行过程中的补充协议等一系列的文件所组成的,如果这些合同文件在用词上不够严密,文件之间的互相矛盾,将成为产生索赔的重要因素。

5、市场环境的影响。由于建筑市场竞争日趋激烈,导致建筑业经济效益普遍低下,有些企业几乎难以维持,这就使得施工企业对经济效益十分敏感,迫使他们采取“中标靠低价,盈利靠索赔"的策略。

㈢、工程索赔的预防及处理

1、工程索赔的预防

⑴加强索赔的前瞻性预防

作为监理工程师,要借助自己的经验和有关规定,采取积极的措施防止可以预见的索赔事件的发生。如加强合同管理、加强前期准备工作、加强对设计方案的审查等等。但如果索赔确实发生了,应积极采取措施,把索赔费用控制在最小范围之内。

⑵认真做好施工准备期的合同管理工作。

①认真审核合同文件,特别是招标文件、合同条款、工程量清单等一系列合同文件文字的严密性,以防止因文字漏洞造成索赔机会;

②根据征地拆迁进度,要求承包人调整总体施工进度计划,使所有工程均能按计划开工;

③对照总体施工进度计划认真审核承包人资金使用计划,要使资金使用计划与工程进度相符,避免承包人在特定时段(如开工前期、年末等)超报资金使用计划,造成业主资金紧张,不能按时支付;

④加强图纸审核和现场调查,将设计中存在的问题在设计交底时提前予以解决,避免因此造成停工或返工。

⑶搞好协调工作,提高办事效率

监理要搞好承包人、业主、设计单位、监控单位、甲供材料或设备的供应商等的沟通协调,及时反应施工进展情况、下步施工安排、目前施工中存在的问题等,使参建各方及时了解目前工程进展情况和下步需要已方落实的事项,提前做好准备工作;对施工中存在的非承包人的问题(如施工现场提供迟缓、计量支付不及时、工程变更批复不及时、承包人要求解决的问题答复不及时、承包人对业主和监理的指示或指令有异议等),监理应迅速组织各方协商讨论,及时解决,提高办事效率,避免因此而引起承包人索赔。

⑷把好甲供材料或设备的进场关

把好甲供材料或设备的进场关,包括甲供材料或设备能否按计划进场并满足工程进度需要,规格型号是否与设计相符,质量是否符合国家规范标准等,尽量避免因甲供材料或设备的问题而引起承包人的索赔。

⑸避免物价上涨可能引起的索赔

对于物价上涨可能引起的索赔,监理可以从两方面做好工作:一是监理随时掌握当地材料设备的价格走向,及时协助承包人调整施工计划,将材料设备的涨价风险降到最低;二是及时按合同条款进行价格调整,合法、合理减少承包人因材料设备涨价的风险,避免引起索赔。

2、工程索赔的处理

精心做好引起工程索赔预防工作,就可以积极地预防索赔事件的发生。另一方面在索赔的处理方面我们更应严格把关:

⑴进行时效检查一旦接到承包商的索赔报告,应首先检查索赔报告是否超过规定的时效期。公路工程国内招标文件范本(2003 年版)规定:53. 1条“如果承包人根据本合同条款中任何条款提出任何附加支付的索赔时,他应在该索赔事件首次发生的21 天之内将其索赔意向书提交监理工程师,并抄送业主”;53.3条“在根据第53.1 款规定发生索赔意向书后的21 天内,或监理工程师同意的另一期限内,承包人应送交监理工程师一份拟索赔款额的详细账目,并说明索赔所依据的理由。如索赔的事件具有连续性,上述账目应认为是一笔暂时账目。承包人应在监理工程师要求的间隔时间内,送交继发的暂时账目和索赔理由。并在此索赔事件终止后21 天之内送出最后账目。承包人还应将本款规定送交监理工程师的全部账目的复制件送交业主”。对于超出规定时效期限的索赔,视具体情况有权拒绝,同时对有效索赔应及时处理。

⑵调查研究鉴别真伪。应通过资料查阅和现场调查鉴别索赔报告的真实性。如感到索赔资料不够真实,应组织承包人人员共同进行现场实测,以证明该项索赔是否真实,所以处理索赔报告时应该调查核实,去伪存真。

⑶分清责任,严格审核费用。对实际发生的索赔事件,往往是合同双方均负有责任,对此要查明原因,分清责任,并根据合同规定的计价方式进行审核,以确定合同双方应承担的费用。

⑷应在工作中加强主动控制,减少工程索赔。这就要求:一是监理在工程管理过程中,应当尽量将工作做在前面,减少索赔事件的发生;二是对于形成索赔的,仍要积极处理,如对于停滞的人员和机械,可以调配到别处使用,降低索赔金额。这样能够使工程更顺利地进行,降低工程投资,减少施工工期。

索赔的预防和处理对于工程投资控制起着相当重要的作用,在处理施工合同履行中的索赔问题时除了做好以上工作,还须从加强人员培训、强化合同管理等各方面入手,积极去探索、去实践。